Le courriel : quelques conseils
Conseils
Voici quelques conseils pour améliorer la rédaction d'un courriel :
- Révisez votre texte;
- Faites attention à la présentation;
- Tenez-vous en à de courts messages;
- N'oubliez pas de spécifier l'objet de votre courriel.
Spécifications
La révision
Même si les courriels sont de courts documents qui sont rédigés rapidement, assurez-vous de bien les réviser. Comment réviser?
- Lisez-les au moins 3 fois avant de les envoyer.
- Utilisez des correcteurs souvent inclus dans les gestionnaires de courriels. Ils sont très utiles et peuvent vous aider à voir des fautes que vous n’auriez peut-être pas vues autrement, comme des inversions, ajouts ou omissions de lettres. Voyez des erreurs que vous pourriez faire avec le mot intéressants : « instéressants », « itnéressants ». Vous pourriez facilement ne pas les repérer.
- Sachez que la qualité de la langue compte toujours. Vos courriels sont parfois même lus par plusieurs personnes, imprimés et conservés, ne l’oubliez pas!
La présentation
Dans votre courriel, assurez-vous de :
- Choisir avec soin la police de caractères : Times New Roman et Arial sont les polices qui sont lues normalement par tous les systèmes.
- Écrire en noir : La plupart des gestionnaires de courriels enlèvent les couleurs ou les modifient de toute façon.
- Ne pas mettre de fond : Les fonds rendent la lecture plus difficile et peuvent être transformés par certains gestionnaires de courriels.
- Ne pas mettre de soulignement : Le soulignement en mode électronique est pour les hyperliens. Le lecteur ou la lectrice pourrait chercher l’hyperlien, alors qu’il n’y en aurait pas.
- Ne pas écrire en majuscule (nétiquette) : La nétiquette ou l’étiquette sur le Net veut que par convention, l’usage de la majuscule signifie que l’on crie. Alors, c’est à vous de décider si vous voulez crier ou non.
Comparez
Comparez ces deux versions du même courriel.
- Attention à la couleur de la police
- Attention aux majuscules
- Attention au fond d’écran
Comparez ce courriel avec la version améliorée.Notez bien que vous trouverez ci-bas deux liens: couriel original et couriel amélioré. Ces liens servent à changer dynamiquement le courriel qui suit. Si vous vous servez d'un lecteur d'écran, veuillez revenir aux liens lorsque vous avez fini de consulter la première version, puis accédez ensuite à la prochaine version.
Le texte dans le courirel suivant est écrit dans une couleure très difficile à lire et avec un arrière-plan distraiyant. On y retrouve également beaucoup de mots écrits en lettres capitales.
MADAME,
Comme convenu, je vous envoie la NOTE DE SERVICE dont nous avons discuté.
Si vous avez des questions ou commentaires sur son contenu, n’HÉSITEZ pas à m’en faire part.
SINCÈRES SALUTATIONS,
Pierre Legris
Madame,
Comme convenu, je vous envoie la note de service dont nous avons discuté.
Si vous avez des questions ou commentaires sur son contenu, n’hésitez pas à m’en faire part.
Sincères salutations,
Pierre Legris
Spécifications
Longueur
Vos courriels doivent être courts. Rappelez-vous également que vous devriez avoir un objet par courriel; cela fera sûrement en sorte de raccourcir vos messages.
Fichier joint
Assurez-vous que les noms des fichiers joints que vous avez donnés sont :
- Relativement courts
- Précis
- Faciles à comprendre et à se rappeler
- Sans accent
Votre réponse à un courriel
Votre réponse à un courriel doit se placer avant le premier courriel.
Pour reprendre le courriel initial, voici quelle pourrait être la réponse.
Comparez
Comparez ces deux versions du même courriel.
- Attention à la réponse au courriel (mettez-le en haut du courriel initial)
Comparez ce courriel avec la version améliorée.Notez bien que vous trouverez ci-bas deux liens: couriel original et couriel amélioré. Ces liens servent à changer dynamiquement le courriel qui suit. Si vous vous servez d'un lecteur d'écran, veuillez revenir aux liens lorsque vous avez fini de consulter la première version, puis accédez ensuite à la prochaine version.
De : Paquerette, Louise
Envoyé : 2 septembre 2008 13:46
À : Crapeau, Nicolas
Objet : Invitation à des retrouvailles
Allô Nicolas,
Comment vas-tu? Cela fait très longtemps qu’on ne s’est pas vus.
Je t’écris pour t’inviter à une soirée de retrouvailles le vendredi 12 septembre prochain à 18 h au restaurant La meilleure pizza. Toutes les personnes qui ont travaillé à l’amélioration de nos conditions de travail y seront.
Au plaisir de te revoir,
Louise
Bonjour Louise,
Je suis heureux d’avoir de tes nouvelles.
C’est avec plaisir que j’accepte ton invitation.
Je t’embrasse et à très bientôt!
Nicolas
Bonjour Louise,
Je suis heureux d’avoir de tes nouvelles.
C’est avec plaisir que j’accepte ton invitation.
Je t’embrasse et à très bientôt!
Nicolas
De : Paquerette, Louise
Envoyé : 2 septembre 2008 13:46
À : Crapeau, Nicolas
Objet : Invitation à des retrouvailles
Allô Nicolas,
Comment vas-tu? Cela fait très longtemps qu’on ne s’est pas vus.
Je t’écris pour t’inviter à une soirée de retrouvailles le vendredi 12 septembre prochain à 18 h au restaurant La meilleure pizza. Toutes les personnes qui ont travaillé à l’amélioration de nos conditions de travail y seront.
Au plaisir de te revoir,
Louise
Spécifications
La date
Étant donné que la date se place automatiquement au tout début du courriel, on ne l’indique pas. Toutefois, il nous arrive souvent d’avoir à indiquer la date ou l’heure d’une réunion dans un courriel. Voici comment vous devriez le faire :
Nous aurons une réunion le mercredi 25 avril prochain à 15 h 30.
Notez qu’en français, il n’y a aucune virgule entre le jour et la date.
| Formes fautives | Formes corrigées | Remarques |
|---|---|---|
| Jeudi, le 12 mai 08 | Le jeudi 12 mai 2008 | « Le » se place avant le jour de la semaine et non après; l’année doit avoir 4 chiffres. |
| Ce jeudi | Jeudi | Par exemple : « Nous nous rencontrerons ce jeudi » devient « Nous nous rencontrerons jeudi. » |
| À 13h00 | À 13 h | Il doit y avoir un espacement avant et après le « h » et on ne doit pas mettre les 00. |
Emploi du tu ou du vous
Dans les endroits où le français est en situation minoritaire, l’usage du vous tend à disparaître. Rappelez-vous que si vous ne connaissez pas la personne ou si vous lui adressez la parole avec Madame ou Monsieur, vous devriez utiliser vous.
Comparez
Comparez les deux versions du même courriel.
- Attention à la façon d’écrire la date
- Attention au tutoiement
Bulle de dialogue. M.-J. Bourget dit : Pour l’heure, il faut utiliser le système de 24 heures et non A. M. et P. M. qui sont des façons anglaises de le faire.
Comparez ce courriel avec la version améliorée.Notez bien que vous trouverez ci-bas deux liens: couriel original et couriel amélioré. Ces liens servent à changer dynamiquement le courriel qui suit. Si vous vous servez d'un lecteur d'écran, veuillez revenir aux liens lorsque vous avez fini de consulter la première version, puis accédez ensuite à la prochaine version.
Madame,
Je n’ai pu me présenter à l’examen parce que j’étais malade. Veux-tu que je te remette une note médicale au prochain cours. Est-ce que je pourrais te rencontrer mardi prochain à 14 h?
Merci à l’avance de ta réponse!
Luc Beauchamp
Madame,
Je n’ai pu me présenter à l’examen parce que j’étais malade. Voulez-vous que je vous remette une note médicale au prochain cours. Est-ce que je pourrais vous rencontrer mardi prochain à 14 h?
Merci à l’avance de votre réponse!
Luc Beauchamp
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