uOttawa logo
Visez juste en français

La note et la note de service (mémo*) : modèles

Introduction

Si vous voulez communiquer officiellement et de façon brève avec un ou une collègue, plusieurs collègues ou même une personne de niveau supérieur, c’est une note ou une note de service que vous devriez écrire et non un memo*.

Pour en savoir plus sur la note et la note de service...

Sachez que le mot « mémo », qui vient du latin, est un anglicisme.

M.-J. Bourget
M.-J. BourgetProf. de français

Modèle

Voici un exemple de note de service :

Les éléments suivants doivent apparaître dans ce type de documents :

  • Destinataire
  • Date
  • Objet
  • Expéditeur
  • Contenu
  • Signature

Pour l’expéditeur ou l’expéditrice, vous pouvez le mettre au tout début avant votre texte, mais vous pouvez aussi l’écrire comme dans une lettre à la fin de votre texte.

NOTE DE SERVICEL’expression « note de service » a été utilisée parce que ce texte est écrit par une personne de niveau hiérarchique supérieur vers ses employées et employés. S’il s’agissait d’une personne de même niveau ou d’un niveau inférieur, vous devriez écrire « note ».

DESTINATAIRES :C'est la ou les personnes à qui vous envoyez le texte. Vous devez écrire DESTINATAIRE au pluriel si le spécifique commence par les. Ici, il s’agit de « Les membres du personnel ». S’il s’agissait de « Le personnel de soutien », par exemple, vous devriez écrire DESTINATAIRE au singulier. Les membres du personnel
EXPÉDITRICE :C'est votre nom : n’oubliez pas de mettre ce mot féminin si vous êtes une femme. Dans ce texte, c’est une femme qui écrit. Si vous êtes un homme, vous devez écrire EXPÉDITEUR. Plus d’une personne peut écrire ce genre de texte, vous devrez faire l’accord du mot expéditeur en fonction du fait qu’ils sont des hommes (masculin pluriel), des femmes (féminin pluriel) ou des femmes et des hommes (masculin pluriel). Lise Daigle, directrice
DATE :Pour écrire la date, rappelez-vous qu’en français, il n’y a pas de virgule ni majuscule. Vous devez mettre l’année en entier. Si vous souhaitez utiliser le jour de la semaine, vous pouvez le faire. Souvenez-vous toutefois qu’il faut mettre le avant le jour de la semaine et sans virgule. Par exemple, le lundi 15 juin 2009. Le 15 juin 2009
OBJET :C'est la raison pour laquelle vous écrivez le texte. En français, vous devez utiliser le terme OBJET et non SUJET. Fermeture du secrétariatNormalement, vous devriez mettre le spécifique de l’objet en gras.

Dans une note de service ou une note, vous ne devez pas utiliser les expressions comme bonjour, allô. Vous allez droit au but.

Pendant la semaine du 6 au 10 juillet prochain, le secrétariat sera fermé pour rénovation. Vous pourrez communiquer avec les adjointes administratives ou les adjoints administratifs par courriel.

Tout le travail de rénovation devrait être terminé pour le lundi 13 juillet. Toutefois, surveillez vos courriels pour vous en assurer.Écrivez les informations que vous désirez communiquer. Le contenu de votre texte doit toucher un aspect de votre travail. La note et la note de service sont des documents officiels que l’organisation devrait conserver.

Je vous remercie de votre compréhension.Pour terminer votre note de service ou votre note, vous devez utiliser une formule de salutation brève comme :

• Merci de votre compréhension.
• N’hésitez pas à communiquer avec moi pour toute question.
• Nous vous remercions de votre précieuse collaboration.

Signature avec les lettres L et DIci, c'est la signature de la personne qui envoie le texte. Lorsque vous écrivez l’expression EXPÉDITEUR, vous devez parapher votre note ou note de service. Vous pouvez mettre vos initiales à la fin de votre texte ou à côté de votre poste.

Modèle

Voici un exemple de note :

NOTEIci, il s’agit d’une note étant donné qu’une personne de niveau hiérarchique identique aux personnes à qui elle envoie ce document. La titre a été centré, mais pourrait être aussi appuyé à droite, c’est-à-dire qu’il pourrait commencer à la marge.

DESTINATAIRE :L’expression destinataire doit apparaître dans une note ou une note de service. Même si plusieurs personnes sont destinataires, comme nous avons indiqué le corps professoral, il faut mettre destinataire au singulier. Rappelez-vous que les expressions « à » ou « de » dans une note ou une note de service sont des anglicismes qui doivent être remplacées par destinataire et expéditeur. Le corps professoral
DATE :Rappelez-vous que la date est une mention obligatoire d’une note et d’une note de service. En français, il n’y a pas de virgule entre le mois et l’année. Indiquez toujours l’année avec 4 chiffres. Le 17 août 2009
OBJET :En français, c’est bien le mot objet qui doit être indiqué et non le mot « sujet ». Cette mention est obligatoire dans une note ou une note de service. Changement des clésVous devriez mettre le spécifique de l’objet en gras et le faire le plus bref possible.

Souvenez-vous que vous ne pouvez pas commencer une note ou une note de service de la même façon qu’un courriel ou qu’une lettre. N’utilisez pas d’expressions comme allô, bonjour, salut.

Comme vous le savez, à la fin du mois, nous changerons tous les casiers des professeures et professeurs. Je vous serais reconnaissanteEn français, vous devez indiquer que vous êtes reconnaissant ou reconnaissante que quelqu’un fasse quelque chose. Vous ne devriez pas écrire que vous apprécieriez que quelqu’un fasse quelque chose : cette structure est considérée un calque de l’anglais. Gardez le mot apprécier quand il est suivi d’un nom comme dans apprécier un bon livre, apprécier une bonne compagnie. de me remettre votre ancienne clé en la déposant au bureau 200. Aussitôt que les nouveaux casiers seront installés, je pourrai vous remettre votre nouvelle clé.

Je vous remercie de votre précieuse collaboration.Pour terminer une note ou une note de service, vous devez utiliser une formule courte de salutations ou de remerciements.

Signature avec les lettres L et DComme il n’y a pas d’indication d’expéditrice au haut de cette note, la personne a dû signer sa note de la même façon qu’on le fait dans une lettre. Vous pouvez soit indiquer la mention expéditeur ou expéditrice en haut de votre note ou note de service, soit signer comme pour une lettre. Vous ne devriez pas faire les deux dans un même document.


Lucie Labelle
Adjointe administrative