La note et la note de service : utilité
Introduction
Lorsque vous voulez écrire un document officiel, qui soit bref pour informer un ou une collègue, plusieurs collègues ou même une personne de niveau supérieur d'un événement quelconque, c’est une note ou une note de service que vous devriez écrire et non un memo*. Pour les correspondances non officielles, vous pouvez écrire un courriel. Notez que plusieurs organisations commencent à utiliser le courriel comme mode de communication officielle. Peut-être la note ou la note de service disparaîtront-elles un jour. De plus en plus, les personnes utilisent le courrier électronique pour envoyer leurs notes ou notes de service. Elles ne devraient pas faire partie du courriel, mais plutôt y être jointes.
La différence entre note et note de service
L’expression note de service devrait être utilisée pour une lettre interne que vous envoyez à une personne ou des personnes de niveau hiérarchique moins élevé. Par contre, si vous envoyez cet écrit à une personne occupant un poste de même niveau ou de niveau supérieur, vous devez utiliser le mot note. Notez que cette distinction tend à disparaître. Vous pouvez utiliser le mot note dans tous les cas. Sachez que le format d'une note ou une note de service est sensiblement le même. Constatez les modèles qui suivent pour vous en inspirer.
Le but d’une note ou d’une note de service
Pour quelles raisons devriez-vous envoyer une note ou une note de service? Vous pourriez, entre autres, en rédiger une si vous aviez à annoncer :
- La fermeture d’un parc de stationnement
- Un problème de boîtes vocales
- Une interruption du serveur Web
- Un bri d’aqueduc
- Un problème électrique
- Une nouvelle personne embauchée
- Un nouveau programme d’études
Exercice
Testez vos connaissances
Faites un choix! Dites si chaque énoncé est vrai ou faux.
| Énoncé | Vrai/Faux |
|---|---|
| Le mot memo est approprié en français. | Faux |
| Vous devez signer une note ou une note de service. | Faux |
| Il y a une virgule entre le mois et l’année lorsqu’on écrit une date. | Faux |
| On doit écrire le mot expéditeur ou son féminin expéditrice et non de dans une note de service ou une note. | |
| Le mot expéditeur doit prendre la marque du pluriel seulement s’il est suivi d’un mot qui est pluriel. | |
| On peut ajouter un 0 à la date si elle n’a qu’un chiffre. | Faux |
| Les mots sujet et objet sont synonymes. | Faux |
| Le début d’une note ou d’une note de service peut être bonjour. | Faux |
| Les formules de salutation pour terminer une note ou une note de service sont différentes de celles d’une lettre. | |
| Vous devez utiliser à la suite de plutôt que suite à tant dans une lettre que dans une note. |
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