Le courriel
Introduction
Aujourd’hui, le courriel est un mode de communication utilisé dans le monde du travail, de l’école de même que dans la vie privée. Ce module vous aidera à écrire vos courriels clairement, méthodiquement et rapidement.
Rappelez-vous d’adapter le niveau de langue, le contenu et la forme du courriel à la personne à qui vous vous adressez.
Avant de commencer
Comme pour toute rédaction, vous devez vous demander :
- À qui s’adresse ce courriel?
- Connaissez votre destinataire.
- Pourquoi l’écrivez-vous?
- Suivez la structure proposée.
Le destinataire
Lorsque vous écrivez un courriel, vous vous adressez à quelqu’un. Vous devez donc adapter le niveau de langue, le contenu et la forme du courriel. Par exemple, si vous écrivez à votre copain ou à votre copine, vous pourriez très bien utiliser un langage plus près de l’oral et un ton plus familier. Cependant, si vous écrivez à un patron ou à une professeure, nous vous proposons de suivre la structure suivante.
La structure
Sachez qu’écrire un courriel, c’est rédiger un texte bref qui a une structure. Même s’il est court, ce texte prend, en général, une introduction, un développement et une conclusion. Ces éléments sont particulièrement importants si ce courriel est rédigé dans un contexte professionnel.
Conseil
Assurez-vous de faire des liens entre les phrases et entre les paragraphes ainsi que de réviser votre texte pour éviter les fautes de grammaire et d’orthographe! Nous vous proposons ce conseil surtout si vous rédigez un courriel dans une situation officielle.
Bulle de dialogue. M.-J. Bourget dit : Saviez-vous que le mot courriel vient de courrier et électronique? Ce mot inventé au Québec est peu utilisé en France où l’on préfère l’appellation mail ou e-mail. On vous encourage toutefois à employer le mot courriel qui n’est ni plus long ni plus difficile que le mot anglais.
Modèle
Un courriel devrait contenir les éléments suivants :
- Objet;
- Appel;
- Introduction;
- Développement;
- Conclusion;
- Formule de salutation;
- Signature.
Inviter quelqu’un à une cérémonie, vous écrirez : Invitation à une cérémonie
Participer à une réunion, vous écrirez : Notre prochaine réunion
Souhaiter la bonne année, vous écrirez : Bonne année!
| Appel L'appel est le début du courriel et en est une partie intégrante. Voici quelques formules d'un courriel écrit dans une situation officielle : Madame Unetelle, Monsieur Untel, Bonjour madame Unetelle, Monsieur le Directeur, Notez qu'il y a d'autres appels possibles. |
Bonjour Murielle, Nous supposons ici que la personne qui écrit (expéditeur) connaît la personne qui lira ce courriel (destinataire). Dans l'appel du courriel, il écrit donc « Bonjour », suivi du prénom de la personne. |
| Introduction | Je t’écris pour faire suite à la réunion d’hier au sujet de la nouvelle employée qui commence son contrat le mois prochain, et ce, pour une période d’un an. |
| Développement | Est-ce que tu pourrais me faire parvenir son dossier médical par courrier interne? Je pourrai ainsi le faire suivre aux personnes intéressées de mon département. |
| Conclusion | Je te remercie à l’avance. |
| Formule de salutation | Bonne journée! |
| Signature Quand vous écrivez un courriel, n’oubliez pas d’y ajouter votre signature à la fin de celui-ci. | Janik |
Spécifications
Objet
L’objet, c’est le but du courriel en quelques mots. Tous vos courriels doivent avoir un objet. Assurez-vous qu’ils sont courts, simples et explicatifs.
Par exemple, si votre courriel est écrit pour :
| Inviter quelqu’un à une cérémonie | Invitation à une cérémonie |
| Participer à une réunion | Notre prochaine réunion |
| Souhaiter la bonne année | Bonne année! |
Appel
L’appel, c’est le début du courriel.
Quelques formules pour commencer vos courriels :
- À un ami ou à une amie
Bonjour X,
Allô,
Allô Y, - À un ou à une collègue
Bonjour,
Bonjour X,
Allô,
Allô Y, - À un supérieur ou à une supérieure
À un supérieur ou à une supérieure Madame (sans le nom de famille),
Monsieur (sans le nom de famille),
Bonjour madame (avec le nom de famille),
Bonjour, Madame. Bonjour, Monsieur. (Ces formes sont toutefois moins utilisées.)
Bonjour monsieur (avec le nom de famille),
Madame la Directrice,
Monsieur le Recteur, - À quelqu’un que l’on ne connaît pas
Bonjour, Madame.
Bonjour, Monsieur.
Madame,
Monsieur,
(ou les deux l’un sous l’autre si on ne sait pas sinotre courriel sera lu par une femme ou un homme)
Les appels à éviter
Professeure ou Professeur (avec ou sans le nom de famille),
En français, vous ne devez pas utiliser les mots Professeure ou Professeur lorsque vous vous adressez à quelqu’un. Vous devez utiliser simplement Madame ou Monsieur.
Docteure ou Docteur,
Vous devriez utiliser les mentions Docteure ou Docteur seulement si la personne est médecin, vétérinaire ou dentiste. Dans les autres cas, vous devez utiliser les mentions Madame ou Monsieur. Notez que cette façon de faire est différente de l’anglais où l’on doit s’adresser avec les mentions Docteure et Docteur quand la personne a un doctorat. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle dans les régions où le français est la langue minoritaire, on utilise incorrectement ces mentions.
Maître,
Vous devriez utiliser la mention Maître qui n’a malheureusement pas de féminin seulement si la personne à qui vous vous adressez est une avocate ou un avocat.
Introduction
Quelques formules pour commencer vos courriels :
À la suite de notre conversation téléphonique (et non suite à)
Pour faire suite à
Comme convenu (et non tel que convenu)
Développement
Quelques formules pour le développement :
Premièrement ... Deuxièmement ... Troisièmement
Pour débuter
Ensuite
De plus
Vous trouverez en pièces jointes ou en fichiers joints (et non pièces attachées ou en attachement qui sont des anglicismes)
Formule de salutation
Quelques formules de salutation :
- À une amie ou à un ami
À la prochaine!
À demain!
Salut!
À bientôt! - À une ou un collègue
On se revoit tout à l’heure.
Merci!
Bonne journée!
Bonne fin de journée! - À une supérieure ou à un supérieur
Sincères salutations,
Salutations distinguées,
Au plaisir de vous revoir, - À quelqu’un que l’on ne connaît pas
Au plaisir de vous rencontrer,
(ou les mêmes expressions que pour une supérieure ou un supérieur)
Signature du courriel
Voici un exemple de signature électronique si vous écrivez un courriel pour le travail ou pour des raisons d’ordre professionnel :
Yves Cloutier
Avocat
Division des crimes contre la personne
Ministère de la Justice
1234, rue des Bouleaux Sud, bureau 342
Ottawa (Ontario) K1S 3V4
Tél. : 613 564-7576, poste 555
Tél. cell. : 613 434-7891
Téléc. : 613 222-4567
yves.cloutier@justice.gc.ca
Pour plus de détails, consultez la page Signature d'un courriel.
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